Il y a quelques semaines, le gouvernement québécois annonçait la reprise des activités événementielles en permettant la tenue de festivals et d’événements de 250 personnes et moins. Cette nouvelle rassurante pour notre milieu n’est cependant pas à prendre à la légère. Bien des aspects d’un événement présentiel ont changé depuis mars 2020 dernier. Du traiteur jusqu’au choix du mobilier, plusieurs mesures doivent être mises en place pour organiser un événement sécuritaire et sans accrocs.

Rendre l’expérience sanitaire attrayante

En amont de l’événement, communiquez par courriel les mesures de sécurité et d’hygiène qui ont été mises en place. Ainsi, vous rassurerez votre public dès le premier contact. Rappelez aux participant·e·s d’apporter un masque et précisez les consignes à respecter durant l’événement pour assurer le bien-être de tou.te.s. Soyez prévoyant·e! Malgré le rappel, il est fort probable qu’il y ait des oublis. Prévoyez une station de distribution.

À l’entrée, installez une station de lavage des mains comprenant un accès à l’eau, du savon et du papier. Si c’est impossible, un désinfectant à base d’au moins 60 % d’alcool doit être utilisé pour le lavage des mains. N’ayez crainte, vous n’avez pas à compromettre le style de votre événement puisqu’il est possible de rendre vos stations sanitaires plus attrayantes. La compagnie de location de mobilier Groupe ABP propose plusieurs options intéressantes et personnalisables aux couleurs de votre événement ou de votre entreprise.

Source:  Groupe ABP

Autre aspect important à considérer pour bonifier l’expérience sanitaire de vos invité·e·s : le passage à la salle de bain, inévitable lors d’un événement. Grâce à la compagnie Les Cabinets, vous pouvez personnaliser vos lieux sanitaires à l’image de votre événement et même avoir recours à un service d’hôtesses et d’hôtes qui assureront un nettoyage des installations entre chaque personne. C’est aussi un excellent moyen d’intégrer une marque d’un commanditaire par le placement de produits ou la personnalisation de la salle à l’image de la marque.

Source: Les Cabinets Photo par Ève Dubuc

Planifier plus d’espace

Les mesures de distanciation physique en vigueur, il est essentiel d’organiser votre événement dans un lieu plus grand que vos besoins réels. Vos plans de salle devront être complètement revus pour permettre une distance de 2 mètres entre chaque personne. Prévoyez des couloirs assez larges pour qu’une circulation soit possible dans les deux sens de façon sécuritaire et installez une signalisation claire. Également, la présence d’hôtesses et d’hôtes n’est pas à négliger pour mieux diriger les participant·e·s et éviter les contacts au maximum.

Plus votre espace sera grand, plus votre événement sera sécuritaire. Comme le style de votre événement se reflétera aussi dans l’aménagement intérieur, pensez ajouter du mobilier! Installez des meubles et des accessoires décoratifs de plus grande dimension pour combler les espaces et minimiser l’impression de vide. Également, préférez les événements qui permettent d’être assis : il sera plus facile de délimiter des zones de distanciation grâce au mobilier. Vous pourriez attribuer des sièges plus grands et plus confortables à chaque participant·e. Ainsi, chacun·e se sentirait à l’aise dans son espace personnel.

Si votre événement se déroule majoritairement debout, pensez à des solutions originales pour permettre la distanciation, telles que des pastilles autocollantes au sol pour créer des lieux d’échanges sécuritaires.

Il serait également pertinent de jumeler la formule virtuelle à votre offre en présentiel afin de diminuer le nombre de convives sur place, tout en rendant l’expérience conviviale et stimulante.  Chez A&Co, nous privilégions les événements hybrides, qui permettent d’inclure les participant·e·s n’étant pas en mesure de se déplacer.

Éviter les contacts

Que ce soit pour enregistrer les arrivées ou contrôler l’accès payant à l’événement, le sans-contact est à privilégier. Au Québec, la compagnie Connect&GO offre une multitude d’options allant de la gestion de file d’attente au paiement direct. La technologie de leur bracelet RFID (Radio Frequency Identification) permet, grâce à un simple scan du poignet, d’effectuer plusieurs actions nécessitant habituellement un contact physique entre l’humain et la machine. Ces actions se gèrent à partir d’une même plateforme, ce qui est facilitant. Vous pouvez même pousser la sécurité à un autre niveau avec le Safe Band, un bracelet qui émet une alerte lorsqu’une autre personne se trouve à moins de deux mètres de distance.

L’utilisation de plexiglas est aussi de mise pour assurer la sécurité de toutes et tous. La matière plastique peut être installée entre les tables ou au bar, pour offrir une protection entre l’équipe de service et les invité·e·s. Par exemple, vous pouvez installer un plexiglas avec une ouverture assez grande pour laisser passer une coupe de vin, comme l’ont fait nos amis de chez DX Mobilier Événementiel.

Offrir des plats savoureux

L’expérience culinaire demeure un élément important lors d’un événement. Nos collègues de chez Société Traiteur suggèrent fortement de privilégier les boîtes à lunch individuelles qui sont beaucoup plus sécuritaires. Elles offrent également une grande variété d’options, telles que des boîtes grazing parfaites pour l’apéro. Ces boîtes peuvent facilement être personnalisées selon le thème de votre événement. Société Traiteur propose aussi d’éviter les stations de nourriture qui impliquent plusieurs manipulations. Si vous choisissez tout de même cette avenue, veillez à installer des plexiglas autour des stations et à ce que chaque aliment soit servi par un chef.

Assurez la sécurité de vos employé·e·s en prenant les précautions sanitaires nécessaires telles que le port du masque et la prise de la température corporelle à l’entrée. Dans tous les cas, discutez avec votre service traiteur et vos fournisseurs des mesures à mettre en place pour assurer la sécurité de chacun·e. Ils seront heureux de travailler avec vous si la sécurité est également au cœur de leurs préoccupations.

Le milieu de l’événementiel ne vivra certes pas un retour à la normale tout de suite. Par contre, rien n’empêche votre équipe d’organiser des événements tout aussi engageants que par le passé! Notre nouvelle réalité amène son lot de défis, mais les solutions sont nombreuses et inspirantes. Notre équipe peut vous aider à concrétiser vos projets, qu’ils soient en présentiel ou en virtuel. Contactez-nous pour en discuter!